Googleスプレッドシート:使うメリットは多い!私がスプレッドシートを推す理由

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Googleスプレッドシートとは

GoogleスプレッドシートはGoogle社が提供しているオンライン表計算ソフトで、Microsoft社のExcelと同じように入力したデータを集計したりグラフを作成したりなどビジネスでもプライベートでも便利に使えます。

Excelが有償であるのに対し、GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントがあれば無償で利用できます。つまり、Gmailアカウントを持っていれば誰でも使えるということです。

Googleスプレッドシートは、Googleが提供するGoogleドライブの中で管理でき、ドライブ内の「Google ドキュメント」(Microsoft Wordのような文書作成ソフト)や「Googleフォーム」(ウェブ用入力フォーム)とも容易に連携できます。

Excelとの互換性もあり、Excelファイルをスプレッドシートにアップロードしたり、スプレッドシートのファイルをExcel形式でダウンロードしたりもすることも、もちろんできます。

オンラインであることのメリット

  1. いつでも、どこでも使える
    ファイル自体はGoogleドライブに保存されていますから、職場や自宅のパソコンでアクセスして閲覧・編集できるほか、タブレットやスマートフォンからでも使うことができます。
  2. データは常に自動保存
    スプレッドシートに入力・編集作業中、その内容はリアルタイムでドライブに保存されます。作成時からの版が変更履歴として保存され、過去の版に戻したり、特定の版を名前を付けて保存したりすることもできます。
  3. 他者との共有、共同編集が可能
    私たちのようにリモートワークで働き方改革を実践している人たちにとっては、超便利な機能です。特定の人とだけファイルを共有したり、共同作業するグループのスタッフがファイルを更新していったり。各ファイルに対して、個別のユーザ権限を付与することもできます。
  4. オフラインでも使える
    Google ドライブのオフライン Chrome 拡張機能をインストールするなど若干の初期設定は必要ですが、インターネットに繋がらない状況でもファイルの編集・更新はできます。

他にもいくつもメリットはあって、Excelと比較してスプレッドシートの方が優れている点やイマイチな点もありますが、上記4点だけでもスプレッドシートを使うメリットは大きいと言えます。

使ってみよう!スプレッドシート ~まだ使っていない人のために~

Google Chromeブラウザを使ってGoogleにログインします

まだ持っていない方は、Googleアカウントを取得してください。
また、GmailやYouTubeにログインしたことがある方、スマートフォンでGoogle Playからアプリをダウンロードしたことがある方は、すでにGoogleアカウントを持っています。

アカウントの新規取得、確認方法は、こちらの記事を参考にしてください。

Google Chrome ブラウザをおすすめする理由は、Chromeに拡張機能を追加することによってGoogleスプレッドシートやドキュメント、スライドがオフラインで使えるようになるからです。

Googleドライブにアクセスしてスプレッドシートを作成する

スプレッドシート_Googleドライブにアクセスする

ブラウザ右上の「9個の丸」のアイコンをクリックすると、各サービスのアイコンが表示されます。

左図赤枠で示した[ドライブ]をクリックしましょう。

スプレッドシート_新規作成

左上にある[+新規](左図①)をクリックすると、サブメニューが表示されます。

[Googleスプレッドシート](左図②)をクリックすると、スプレッドシートの新規ファイルが作成できます。
右向き矢印にポインタを合わせると、空白のスプレッドシートを作成するかテンプレートを使うかが選択できます。

Googleスプレッドシートの基本操作

スプレッドシート_基本操作

ファイル名: 新規作成したスプレッドシートは「無題のスプレッドシート」となります。この部分をシングルクリックすると、ファイル名を入力できます。

アイコンメニュー: ポインタを合わせると機能の名称が表示されます。

シートの追加: 画面下にある[+]をクリックします。

シート名の変更: シート名(上図では「シート1」の部分)をダブルクリックでシート名を入力・変更できます。

シート関連の設定: シート名の右隣にある▼をクリックします。

シート一覧の表示: [三]をクリックすると、シート一覧が表示されます。

作業をスピードアップするショートカットをまとめました!ご参考にどうぞ。

スプレッドシートは自動保存!変更履歴を活用しよう

スプレッドシート_保存と変更履歴

スプレッドシートでは、「ファイルの保存」はありません。変更履歴は基本的にすべて自動保存されます。

スプレッドシートにデータを入力したり、設定を変更したりすると、画面上部に「保存しています」、「変更がすべてドライブに保存されました」と表示されます。

変更履歴を活用して版を管理しましょう。

上図のように、[ファイル] > [変更履歴] で、最新の版に名前を付けたり変更履歴を表示することができます。

変更履歴は下図のように保存された日時と変更を加えたアカウント名が表示されます。ファイルを複数人で編集している場合は、版の管理がとても便利です

変更履歴の3つの丸アイコンをクリックすると、版の名称を設定と版の複製ができます。
変更履歴は自動保存でどんどんたまっていきますので、重要な版には名前を付けて管理するのが良いです。下図赤枠の上にあるスライダーで、名前が付いている版だけを表示する(自動保存分は非表示にする)こともできます。

変更履歴画面から元のスプレッドシートに戻るには、画面左上の「←」をクリックします。

スプレッドシート_変更履歴表示

ファイル形式を選択してエクスポートしよう

スプレッドシート_エクスポート

[ファイル] > [ダウンロード] でファイル形式を選んでエクスポートできます。

必要に応じて…。

Gooogleドライブでできること

スプレッドシート_ドライブの操作

スプレッドシートはマイドライブの中に保存されます。

保存されているスプレッドシートをダブルクリックして開くことができます。

また、目的のスプレッドシートで右クリックすると上手のようにサブメニューが表示されます。

スプレッドシートの削除について

上図のサブメニューで「削除」を選択すると、スプレッドシートはゴミ箱に移動されます。

スプレッドシート_ゴミ箱

スプレッドシートをゴミ箱に移動しても、完全に削除されてしまうわけではありません。

ゴミ箱に移動したファイルを誰かと共有している場合は、完全に削除するまで共同編集者はファイルのコピーを作成できるので注意しましょう。

復元: ゴミ箱からドライブに移動します。

完全に削除: 文字通り完全削除で、復元できなくなります。

モバイルでもスプレッドシートが使える

Google Playストアから、Googleドライブ アプリをダウンロードすれば、タブレットやスマートフォンでもスプレッドシートの編集ができます。

以上 Googleスプレッドシートの基本操作についてです。

こちらの記事もご参考にどうぞ。

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